工作中，你是不是常常遇到这样的状况：下载的文件过多，电脑里的资料又多又杂；重要文件明明记得存好了，要用时却死活找不着；电脑桌面一团糟，看着就烦躁……

这些情况的出现不仅让人徒增焦虑，还会严重拉低工作效率。那我们究竟该怎么办呢？

别急，时间管理实践专家邹小强在“得到锦囊”为你支招，招招简单易上手，帮你快人一步提高工作效率。欢迎你查看下面的清单。

1. 最快捷的方法不是整理文件，而是正确给文件和文件夹命名。

现在操作系统的搜索功能强大，只要你正确命名了你的文件和文件夹，很容易找到相应文件。

2. 用“3W1X”原则命名文件，便于以后的搜索。

举个例子来说，“营销计划.doc”就不好，“20200630-销售部营销计划-客户A-V3”更有利于搜索。

“3W”分别指：When时间——20200630；Work事项——销售部营销计划；Who主体——客户A。

“1X”是指：X备注——第三版。

3. 不要使用无意义的文件名。比如asd238.doc；也不要用缩写，比如gkd.xls。

就算当时你知道什么意思，但是一个月之后，你就完全忘掉了。

4. 如果同一个文件，你需要修改多个版本。给你一个参考模板：在文件名前面加上修改人，在后面加上版本号。

比如：“【邹小强】2020工作汇报V4”，意思就是《2020工作汇报》第4个版本，由邹小强最后修改。

5. 为了工作更方便，还是建议你花时间把文件重新分类到不同文件夹里。

如果你常做项目，可以按项目分，比如：A项目、B项目、C项目。经常处理数据资料的话，可以按时间分，比如2019、2020、2021。

像销售这种经常接触不同客户的，可以按客户分。自用电脑，可以按类型分，比如：照片、文档、视频。

当然，这些分类可以嵌套使用，例如名为“A项目”的文件夹，可能就包含名为“2019”“2020”和“2021”的子文件夹。

6. 不要建立太多的文件夹，遵循“57原则”：同级最多7个文件夹，最多5层。

1956年，美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为7个单位，超过了就容易忘，所以同级7个文件夹你会有一目了然的掌控感。

至于5层是因为我们上面说了项目、时间、类型、客户等4种分类方式，全部嵌套使用一遍，5层也就足够了。

7. 桌面文件按照四象限进行管理。

具体做法是在桌面划分四个象限(区域)，分别定义为“收集篮”“处理中”“已结束”“已归档”，我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景。

8. 第一次就把文件保存到正确的位置。

不要先随便保存一下，随便起个名字，想着以后再修改，这种情况，通常都没有“以后”。

9. 每星期整理一次文件夹。

可以在每周五下班前，用15分钟的时间整理桌面文件，按照规则归类到不同的文件夹，删除不需要的文件，确保电脑文件夹就像你的桌面一样整洁。别觉得这浪费时间，这其实是为你日后省了大量的时间。

10. 给重要文件做好备份。

可以选择同步到网盘，每周同步一次，也可以选择备份到移动硬盘，每月备份一次。总之，别给自己挖坑，不然，等到文件丢失的时候，只能欲哭无泪了。

11. 提醒一点，如果你是Windows操作系统，不要把重要文件放C盘里，如果你是Mac系统，不要把重要文件放系统文件夹下。

因为一旦操作系统有问题，很可能会格式化系统，造成文件丢失。